Archiwa tagu: trudny klient

Jak rozmawiać z trudnym Klientem?

Jak rozmawiać z trudnym Klientem? To pytanie często zadają sobie prowadzący własną działalność gospodarczą, a także osoby pracujące na etacie. Ba, Ci ostatni główkują też nad odpowiedzią na zapytanie: jak rozmawiać z trudnym szefem? – czyli mają dwa razy trudniejsze zadanie do wykonania– jednak nie jest ona tematem tego tekstu.

W tym wpisie przedstawię kilka sposobów jakie wykorzystuję, przede wszystkim jako przedsiębiorca, ale też jako copywriter, trener i osoba zajmująca się komunikacją interpersonalną, w pracy z trudnym Klientem.

Jak rozmawiać z trudnym Klientem? – kilka prostych trików

Szacunek
Duże K, spójrz, że właśnie taką literą zapisuję wyraz klient. A to dlatego, że jest osobą, której zechciało się znaleźć moje ogłoszenie, zadzwonić, napisać, przyjść, znaleźć czas do opowiedzenia o swoich potrzebach, no i zaufał moim umiejętnościom. Więc szacunek mu się należy. To, że jest trudny to, poniekąd tylko jego problem, no i jego bliskich.

A bliźniego swego jak siebie samego
Pierwszą rzeczą, o którą należy zadbać, jest zachowanie pozytywnego nastawienia. Nie ważne, że Klient krzyczy, wymyśla, nie jest tą samą osobą, co na początku pracy. Jeżeli należycie wykonałeś pracę, jesteś specjalistą z danej dziedziny i nie dostrzegasz błędów w opracowanym zadaniu, nie daj się pokonać złym emocjom. Każde Twoje podniesienie głosu, kąśliwa uwaga, poniżenie drugiej strony zbliżają Cię do tragicznego zachowania, jakie uskutecznia trudny Klient, a przecież nie chcesz być tak postrzegany jak on. Niech sobie sam krzyczy.

Ty nie trać czasu na kłótnie, postaraj się przeprowadzić konstruktywną rozmowę, w której odpowiesz na wszystkie wątpliwości. W jej trakcie podchodź do Klienta, tak jakby był Twoim najlepszym przyjacielem. To pomaga.

Co więcej, jeśli mówisz opanowanym tonem lub piszesz wyjaśniając i stosując formy grzecznościowe, zobaczysz, że Klient szybko zacznie robić to samo. Jest to efekt dopasowania (pacing) – druga strona zaczyna odwzorowywać zachowanie rozmówcy.

Komunikat JA
Mów tylko o tym co dotyczy Ciebie i Twojej pracy. Opowiadaj o elementach zlecenia, wyjaśniaj wątpliwości, a także wyznaczaj granice – informując jakie konsekwencje mogą spotkać Klienta, gdy zachowuje się w tak karygodny sposób. Co więcej, jeżeli nie chce się uspokoić, jeśli to możliwe, przełóż rozmowę na inny termin (w tym celu koniecznie użyj słów proszę lub proponuję byśmy…).

Mówiąc o konsekwencjach, nie krytykuj zachowania Klienta, ale je nazywaj. Krótko i na temat, bez obrażania i porównań.

Stosuj pytania otwarte
Czyli takie, które umożliwią Klientowi opowiedzieć o wszystkim co czuje i oczekuje. Przykładowymi są: Jak Pani to widzi? Co Pan o tym sądzi? Czego Pani oczekuje od…?. Pytania otwarte pomogą Ci zrozumieć dokładnie, co Klient ma na myśli i jak postrzega końcowy efekt Twojej pracy.

Posiadaj „papier”
Przed przystąpieniem do pracy należy udokumentować jej przebieg na piśmie. Możesz to zapisać w korespondencji mailowej lub w dokumencie – briefie. Możesz też przeprowadzić rozmowę ustną z Klientem, podczas niej sporządzić notatki, a na koniec wysłać je do potwierdzenia szczegółów. Ważne byś mógł odwołać się do utrwalonych uzgodnień.

Jeżeli masz pytania, chcesz dowiedzieć się więcej na temat radzenia sobie z trudnymi ludźmi, napisz do mnie, pomogę.

Nie boję się mówić!- recenzja

i-nie-boje-sie-mowic-e-bookJeżeli myślisz o rozpoczęciu kariery mówcy, szukasz książki wyjaśniającej podstawy wystąpień publicznych, koniecznie sięgnij po Nie boję się mówić!.

Jej twórca, Robert Ważyński, rewelacyjnie wyjaśnia tajniki komunikacji z otoczeniem – skupia się na werbalnej, ale też zwraca uwagę na mowę ciała, kwestię oceny własnej osoby, czy też posiadanych umiejętności. Robi to w taki sposób, że śmiało nazwę jego książkę, obowiązkową lekturą każdego (początkującego) mówcy.

Autor, jako doświadczony orator, podzielił treść dzieła na sześć części. Dotyczą one w kolejności: radzenia sobie z tremą i sposobów na spędzenie czasu „przed wystąpieniem”, nawiązywania kontaktu z odbiorcami, „trudnych chwil”, technik ułatwiających odpowiedzenie na pytania, moderowania spotkań oraz języka ciała. Co ważne, każdą z partii materiału można czytać oddzielnie, jednak zalecam zapoznanie się z całością.

Najbardziej podobają mi się fragmenty poświęcone rozpoczęciu prezentacji, pacyfikacji rozmawiających uczestników oraz technik ułatwiających odpowiadanie na pytania. Robert Ważyński  opowiada o nich w taki sposób, że po przeczytaniu kilku zdań czułem się jakbym dostawał rady od osoby mi bliskiej, dobrze znanej. Autor żartuje, podaje przykłady,  zgrabnie posługuje się stylem lekkim, wprawiającym w…

No właśnie. Na szczególną uwagę zasługuje uczucie jakie wywołuje treść na odbiorcę tekstu. Rzadko kiedy spotykam się poradniki, które wraz z przekazem wiedzy potrafią wywołać odprężenie. Ta książka należy do takich. Ilekroć po nią sięgam zawsze mam to uczucie – a co za tym idzie szybciej powtarzam materiał.

Gorąco polecam!

Robert Ważyński, Nie boję się mówić!, Gliwice 2009,  Złote Myśli

Rozmowa

Kilka godzin temu zadzwonił telefon. Odstawiłem kubek z herbatą na biurko i sięgnąłem po słuchawkę.

Mieszkanie Państwa Sosnowskich…

Tyle zdążyłem powiedzieć, bo z drugiej strony usłyszałem delikatne zaczerpnięcie powietrza i damski głos zapraszający mnie na prezentację.

W tym miejscu zaznaczę, że kocham rozmowy z akwizytorami, telemarketerami, osobami zbierającymi środki finansowe na szczytny cel oraz innymi pukającymi do drzwi lub kontaktującymi się telefonicznie. Zawsze drążę temat, obserwując ich zachowanie oraz sposób przeprowadzania rozmowy. Badam ich przygotowanie- często nawet je komentując (pozytywnie lub udzielając wskazówek).

Wróćmy do rozmowy.

Poprosiłem o powtórzenie tematu prezentacji. W odpowiedzi usłyszałem krótkie, że co?, więc zmieniłem pytanie na: Czy mogłaby Pani powtórzyć, co zobaczę na tej prezentacji?

Już mówiłam, zestaw pościeli dla osób cierpiących na alergię…. dalej przeczytała listę potencjalnych odbiorców, którą miała na ekranie komputera lub kartce.

A  to ciekawe, powiedziałem, czy mogłaby Pani więcej opowiedzieć o tej pościeli?

To znaczy?

Z czego jest wykonana? Jak to działa? Dlaczego nie gnieżdżą się w niej wspomniane roztocza?

Po drugiej stronie słuchawki zapanowało milczenie. Po chwili nerwowy damski głos odpowiedział: Tego dowie się Pan na prezentacji!

Ponownie zapanowała cisza, która bardzo mocno mnie zaskoczyła, bo liczyłem na konwersację. Poinformowałem rozmówczynię, że liczyłem na wstępne opowiedzenie o produkcie, gdyż lubię chodzić na prezentacje produktów, o których już coś wiem.

Nie mam czasu na `polemizacje` (słowo prawdopodobnie pochodzi od `polemiki` ), odburknęła i odłożyła słuchawkę.

Przez kilka minut siedziałem śmiejąc się z zaistniałej sytuacji oraz zastanawiając się nad przyczynami takiego zachowania dzwoniącej. Stwierdziłem, że będę musiał rozbudować w kilku programach autorskich szkoleń zagadnienie- jak rozmawiać z trudnym klientem. Poszerzę je o podpunkt jak rozmawiać z trudnym klientem w listopadowy poniedziałkowy poranek.